¿Cómo prepararse Antes de una Feria o Exposición?

El primer paso antes de participar en una Exposición o Feria es tener en la mente varios aspectos:

• ¿Qué quieres obtener de la Exposición o Feria?
• ¿Cuántos posibles prospectos visitaran tu Stand?
• ¿Cuántos posibles Clientes obtendras al participar?
• ¿Cuál es tu Presupuesto?
•          

Despues de plantearte estas interrogantes debemos focalizar la información para que nuestra participación sea
¡ Todo un Éxito! Empecemos con la primera Pregunta:

¿Qué quieres obtener de la Exposición o Feria?

 

Dependiendo del tipo de Feria o Exposición se pueden focalizar tres objetivos:

1. Darnos a Conocer
2. Captar futuros Clientes 
3. Vender

​Con estos objetivos en mente podemos empezar a crear nuestra estrategia para participar en una Feria o Exposición.

Darnos a Conocer

Para las micro empresas, micro negocios o negocios pequeños  podriamos pensar que la principal finalidad de participar en una Feria o Exposición será vender, pero no es así, cuando salimos de nuestro Nicho (nuestro lugar de ventas o clientes habituales) nuestro principal objetivo es darnos a Conocer, todas las empresas cuando desean captar un nuevo nicho enfatizan la personalidad de su empresa para atraer la atención de sus posibles Consumidores; al participar en una Exposición o Feria tenemos muy poco tiempo para atraer futuros compradores, dependiendo el tipo de Exposición o Feria; asi que debemos elegir muy bien el evento.
                              

Captar Futuros Clientes

Las Exposiciónes o Ferias las podemos Clasificar de dos formas:

1. Tematicas 
2. Generales 

Una Exposición o Feria Tematica es ideal para buscar nuevos Nichos, ya que esta enfocada en un sector de servicios muy especifico; por ejemplo una Exposición de Novias; si nosotros como proveedores o prestadores de serivicios decidiéramos participar en un evento así, debemos enfocarnos en que parte de nuestros productos o servicios son utiles en este tipo de eventos. Aunque tengamos una gama muy amplia de servicios o productos debemos elegir nuestro mejor producto.

Sigamos con el ejemplo de la Exposición de Novias; si nuestro negocio es ser estilista o tenemos servicio de cambio de imagen, uno de nuestors servicios o productos sera o el maquillaje para ese tipo de eventos o el peinado o bien podriamos ofrecer un combo de peinado y maquillaje que es lo mas ususal; aun que dentro de nuestros paquetes de servicios podriamos tener otros productos debemos optar por llevar nuestro mejor producto ya sea en una demostración en vivo y al final podriamos dar una cortesia para una prueba en tus  instalaciones. 

Este tipo de motivaciones para los futuros clientes es un gancho que no sólo captara la atenciones del publico que te visita, al ofrcer una cortesia atraes a ese mismo espectador hacia tu negocio para poder ofrecerle posterior mente ese servicio por un costo ya establecido.
                         

Venta Directa

En una Exposición o Feria General es una oportunidad de mostrar una  gama de productos o servicios más amplia, mientras que una feria tematica nos puede  limitar un poco, una feria General nos abre la oportunidad de mostrar más productos, pero debemos tener cuidado con este tipo de eventos ya que al ser un evento General nuestro Futuro Nicho podria ser inexistente o tener muy poca audiencia enfocada a nuestro sector laboral.

Una Exposición General es una oportunidad más directa de vender nuestros productos y asi enganchar futuros clientes despues de probar nuestro producto; al igual que en las Ferias Tematicas se puede dar un insentivo para que la persona que ya esta comprando nuestro poducto en este momento, adquiera posteriormente nuestros productos en nuestro lugar de distribución principal. Para los prestadores de servicios  no es una forma muy directa de vender servicios, pero también se puede hacer dependiendo del tipo de servicio que se ofrezca, para ofertar servicios es muy buena idea dar un incentivo para que nuestro futuro cliente nos visite en nuestro negocio.

Cuando se participa en una Exposición o Feria el principal objetivo es Vender, pero no debes desesperar si las ventas no se efectuan el mismo día o 10 días posteriores; recordemos que dentro de los objetivos que vimos en la parte de arriba esta Darnos a Conocer, Capturar futuros Clientes y el ultimo es Vender; no significa que no querramos vender, pero para poder vender el primer paso es que nos conozcan despues debemos captar la atención de nuestros futuros Clientes y la culminación de todos nuestros esfuerzos sera Vender.

   

¿Cuántos posibles prospectos visitarán tu Stand?

Dependiendo del tipo de Exposición o Feria  seran los posibles prospectos que visiten tu Stand, el trafico de gente dependera de la difusión que tenga el evento y este tipos de datos te los puede dar el organizador del evento; lo importante no es cuantas personas visiten el lugar, lo importante es cuantas relaciones comerciales puedas realizar, para poder concretar tus futuras ventas. 

Para ayudarnos a Captar Futuros Clientes nos auxiliaremos de la Publicidad, existen diferentes medios para poder promocionar nuetro Stand, entre ellos estan : Lonas publicitarias, Pendones, Banderas ,  Volantes, Muestras Gratuitas, Promocionales para posicionar la Marca o Servicio.

Nuestra Publicidad la podemos usar de dos formas  Visual  e Informativa; nuestra Publicidad Visual nos ayudara a que los visitantes de nuestro Stan puedan Ubicarnos perfectamente dentro de  el evento, este tipo de publicidad debe ser llamativa e Ingeniosa sin llegar a la exageracion, pero siempre dentro de la linea que maneja la imagen de nuestra micro-empresa o negocio. La Publicidad Informativa debe estar Enfocada al Producto o Servicio que deseamos dar a conocer en este evento. Este tipo de publicidad no debe repartirse indiscriminada mente, sólo debe ser ofrecida a las personas que visitan nuestro Stand,  de esa manera aminoramos los costos de publicidad impresa y la ofrecemos a las personas que realmente esten interesadas en nuestros Servicios o Productos. 
                        

¿Cuántos posibles Clientes obtendras al participar?

Esta pregunta es muy difícil de contestar, ya que todo dependerá del esfuerzo que pusiste en realizar tu evento, no importa si invertiste poco o mucho en publicidad, lo importante es la atencion que le diste a cada uno de tus visitantes y el posterior seguimiento que les des a cada uno de ellos, de esto dependera si tu evento sera un ¡ Éxito o un Fracaso! Cuando se da un apropiado seguimiento a nuestros futuros clientes en promedio se consigue un 30% o 40 % de éxito al concretar un negocio; pero esto lo veremos más adelante en una futura entrega.
           

¿Cuál es tu Presupuesto?

Para participar en una Feria o Exposición se debe tener una idea clara donde todo lo que gastemos debe ir enfocado a conseguir futuros Clientes, las ventas inmediatas son muy buenas, pero lo que realmente ayudara a nuestro negocio a crecer sera crear relaciones comerciales efectivas y de mutua satisfacción con nuestros contactos obtenidos a partir de la participación en este tipo de eventos.

Para Crear un Presupuesto para un Evento de esta magnitud debemos tener en cuenta :

• El costo por el lugar donde colocaremos nuestro Stand, de preferencia hubicate al inicio o en medio del circuito ya que al entrar los visitantes recorren con mas lentitud los primeros stands y los ultimos aunque son más economicos, los visitantes ya estan agotados si es un recorrido amplio.

 

• Nuestro Stand, dependiendo del Organizador hay quienes te proporcionan el cubiculo lo unico que tienes que tener en cuenta es la rotulación del mismo y los accesorios adicionales que necesites para es evento, en caso contrario deberas ver si es rentable comprar un Stand convencional o hay lugares donde los rentan ya Rotulados , Todo esto dependera de la utilidad y la frecuencia con que lo usaras.

 

• Publicidad, como ya lo mencionamos antes exiten distintos tipos de publicidad, aunque podriamos pensar que podemos prescindir de esta, estariamos cometiendo un error, ya que esta nos ayudara a dar una presentación a nuestro stand y es una forma  rapida de proporcionar información a nuestros visitantesnuetras armas serán: Lonas publicitarias, Volantes, Folletería,  en el caso de que tengan un presupuesto holgado podran usar Demostradoras o Demo Edecanes para atraer la atención hacia su Stand o promocionales como son : Bolsas personalizadas, Botones,  abanicos, vasos, etc. Recuerda que todos estos recursos deben ser utilizados inteligente mente, puedes asignar un numero determinado de recursos para cada uno de los dias de la Exposición o Feria.

 

• Personal, las personas que llevaras a este evento deben estar muy motivadas, ya que es difícil estar en constante contacto con varias personas, debes elegir muy bien a tus colaboradores, estos deben ir preparados para contestar cualquier duda de tus visitantes.

 

• Transporte, si tu negocio no tiene un medio de transporte propio deberas tener en cuenta este gasto.

 

• Almacenamiento, en algunos eventos necesitaremos el srvicio de almacen, en ocaciones el organizador del evento te proporciona este servicio dentro del costo de la renta del espacio, de no ser asi deberas tomarlo como un gasto extra.

 

• Alimentos y Otros Gastos, En un evento de este tipo no hay horarios de descanso, así que deberasde planear de que forma organizaras a tu personal para no crear un cansancio excesivo y esto tenga un resultado contraproducente en la atencion de tus visitantes; también debes tomar en cuenta gastos inesperados.

Ya que tomamos en cuenta Nuestros gastos y todos los pasos anteriores, debemos planear que hacer durante el transcurso del evento.
 

Espera nuestra proxima entrega :

¿Qué debo hacer durante la Exposición o Feria?